Hibrit çalışma çağında, hem ofis içinde hem de dışında çalışanlar arasında sorunsuz iletişimi kolaylaştırmak zorlu bir iştir. Ofis yaşamının günlük bölümlerini (toplantılar gibi) uzaktan çalışanlar için erişilebilir kılmak bazı ayarlamalar gerektirdi. Ancak yüz yüze toplantı odalarından sanal meslektaşlarına geçişi zahmetsiz hale getiren çözümler var. Ancak bazen bu toplantı odalarının kullanım durumlarında bir takım sorunlar ortaya çıkabiliyor. CoBaC Workspace Kurucu Ortağı Yıldız Doğan Gürcüoğlu ise bu konuları şu şekilde aydınlattı.
Amaç Belliyse, Çözüm Her Zaman Vardır
Toplantı odası, ekiplerin sorunları tartışması, projeler üzerinde işbirliği yapması ve kararlar alması için ayrılmış bir alandır. İster küçük ister büyük bir işletme olun, toplantı odası alanı ve kullanılabilirliği genellikle üst düzeydedir ve verimli toplantılara ev sahipliği yapmak için önemli kaynaklar gerekir. Sanal ofisiniz var ise durum tamamen farklıdır. Ancak bu durum hazır ofis için oldukça uygundur. Öyle ki hazır ofisler bu tür toplantı salonlarına sahiptirler. En azından bunlara kağıt tahtası, interaktif beyaz tahtalar, geniş bir TV ekranı veya ekranı, kablosuz sunum çözümleri, sağlam bir video konferans platformu ve tüm bu teknolojiyi desteklemek için yeterli güç kaynakları, bant genişliği ve wifi dahildir. Mükemmel alan aynı zamanda doğal ışık, havalandırma ve destekleyici sandalyeler sağlayarak çalışanların rahatını da göz önünde bulunur.
Toplantı ve konferans salonları arasındaki temel fark boyutlarıdır. Toplantı odaları ekip tartışmaları için idealdir ancak kongreler veya büyük etkinlikler için çok sayıda insanı ağırlayamaz. Konferans salonları bu amaca daha uygun olup seminer ve çalıştaylara ev sahipliği yapmanızı sağlar.
Toplantıları organize etmek güç olabilir ve ne kadar çok insan dahil olursa, her katılımcının müsaitlik durumuna uygun bir zaman ve alan bulmak o kadar zor olur. Sanal toplantılar, bu zorlukların üstesinden kolaylıkla gelir, dünya çapında saat dilimleri arasında erişilebilir.
Diğer taraftan bu tarz toplantı odaları maliyet açısından da önemlidir. Sadece katılımcı seyahatinin zaman ve maliyet gideri ortadan kaldırılmakla kalmaz, aynı zamanda video konferansları organize etmek ve planlamak için daha az zaman harcanır. Ayrıca toplantı ve etkinlikler için ofis alanı veya etkinlik alanı kiralamaya gerek yoktur, donanım gerekmez ve yemek seçenekleri sunmaya gerek yoktur.
Tüm bu detayların birleşimine baktığımızda ise toplantı odalarının bir amaç, bu amaca hizmet eden bir aracı ve bunların gerçekleştirildiği bir ortak olarak 3’e ayırabiliriz. Bu noktada toplantılarınızı yaparken saatlerini doğru planlamak da hem sizin hem de sizden sonra yapılacak olan planlamalar açısından oldukça önemlidir.
Ne yazık ki, sanal toplantı odaları kendiliğinden tartışmalara müsait olmayabilir. Kişisel olarak, birbirimizi bölmekten kaçınmak için sosyal ipuçlarını kullandığımızda; bu bir ekranda çok daha zor oluyor ve grup ne kadar büyükse, bunda gezinmek o kadar zorlaşıyor. Bu da toplantı odalarının önemini bir kez daha gözler önüne seriyor.